Cum știi dacă HubSpot este CRM-ul potrivit pentru afacerea ta

Pe măsură ce o companie crește, numărul de contacte, campanii și oportunități devine greu de gestionat. Informațiile sunt răspândite în diverse locuri, marketingul și vânzările lucrează cu date diferite, follow-up-urile depind de intervenția umană, iar o verificare simplă a pipeline-ului poate necesita exporturi și calcule suplimentare. Un CRM ca HubSpot organizează toate aceste procese.

Cum analizezi însă dacă HubSpot este soluția potrivită pentru compania ta? Începe prin a te întreba dacă instrumentele pe care le folosești în prezent susțin modul în care lucrează echipele de marketing și sales, dacă se integrează bine într-un singur sistem și dacă funcționează și pe măsură ce procesele devin mai complexe. HubSpot poate acoperi zonele de marketing, sales, customer service, content, automatizări și administrarea datelor, totul în aceeași platformă. Dar tocmai pentru că ecosistemul este amplu, merită evaluat pornind de la nevoile companiei, nu de la numărul de funcții disponibile.

Pornește de la obiectivele pe care vrei să le atingi

Înainte de a compara planuri sau Hub-uri, definește ce ar trebui să rezolve CRM-ul pentru compania ta. Poate vrei să reduci timpul pe care echipa de vânzări îl petrece cu activități administrative, sau să urmărești mai bine parcursul leadurilor de la prima interacțiune până la vânzare. Poate marketingul are nevoie să vadă ce campanii generează oportunități, iar managementul vrea un forecast care să nu depindă de rapoarte construite manual.

Obiectivele pot fi diferite, dar trebuie să fie suficient de precise încât să poți evalua ulterior dacă implementarea și-a făcut treaba. De exemplu, „vrem un CRM mai bun” nu este un punct de plecare practic. „Vrem să reducem timpul de răspuns la leaduri, să automatizăm distribuirea lor și să urmărim rata de conversie pe fiecare sursă” oferă deja criterii după care poți analiza platforma.

Analizează procesele și instrumentele pe care le folosești deja

Înainte să alegi platforma, merită să documentezi cum intră leadurile în companie, cum sunt calificate, cine le preia, unde sunt păstrate informațiile și ce se întâmplă după ce devin oportunități sau clienți. Același lucru este valabil pentru instrumentele existente. Ce folosește marketingul? Ce folosește sales-ul? Unde sunt gestionate ticket-urile? Ce date se sincronizează deja? Ce procese depind de integrarea cu ERP-ul, platforma de ecommerce sau alte sisteme?

Auditul scoate de obicei în evidență trei tipuri de situații: activități făcute manual, procese duplicate și informații care nu circulă între echipe.

Dacă mai multe procese care astăzi sunt împărțite între aplicații pot fi gestionate în aceeași platformă sau conectate prin integrări stabile, implementarea are un avantaj practic. Dacă, în schimb, cea mai mare parte a instrumentelor trebuie păstrată exact așa cum este, merită verificat ce valoare suplimentară aduce CRM-ul.

Stabilește ce funcționalități sunt obligatorii

Un CRM poate arăta foarte bine într-un demo și totuși să îi lipsească funcția de care echipa ta are nevoie în fiecare zi. De aceea, este util să separi cerințele în trei categorii: obligatorii, importante și opționale. Pentru o companie B2B, cerințele relevante sunt de tipul:

• managementul contactelor, companiilor și oportunităților;
• mai multe pipeline-uri de vânzări;
• automatizări și workflows;
• lead scoring;
• marketing automation;
• ticketing și procese de customer service;
• forecasting și sales analytics;
• custom reporting;
• integrări cu aplicațiile existente;
• permisiuni și reguli de acces;
• funcționalități AI;
• administrarea și curățarea datelor.
  
  

În cazul HubSpot, multe dintre aceste funcții există, dar accesul diferă în funcție de Hub și de nivelul de abonament. Asta înseamnă că evaluarea trebuie făcută la nivelul configurației de care ai nevoie.

Verifică dacă HubSpot se potrivește modului în care lucrează echipele

Un CRM bun în teorie poate deveni rapid o investiție neinspirată dacă oamenii evită să îl folosească. Interfața, numărul de pași necesari pentru activitățile frecvente și modul în care sunt construite automatizările influențează adopția la fel de mult ca funcționalitățile. Într-un demo, merită testate procesele pe care echipa le folosește zilnic. De exemplu:

Cum intră un lead nou în CRM? Cum ajunge la owner-ul potrivit? Ce vede echipa de vânzări înainte de primul call? Cum se mută oportunitatea în pipeline? Cum se creează un follow-up? Cum vede managerul forecast-ul? Cum află marketingul dacă leadul a devenit client?

Răspunsurile la aceste întrebări sunt mai utile decât o prezentare generală a platformei. Oamenii care vor lucra efectiv în CRM ar trebui să participe la evaluare. Feedback-ul unui reprezentant de vânzări, al unui marketer sau al unui coleg din customer service poate scoate la iveală probleme pe care managementul nu le observă într-un demo.

Analizează dacă platforma poate susține următoarea etapă de creștere

Pe măsură ce compania crește, pot apărea noi echipe, piețe, pipeline-uri, tipuri de clienți sau reguli de acces. Volumul de date crește, raportarea devine mai complexă, iar procesele care erau gestionate manual ajung să necesite automatizare. De aceea, contează dacă platforma poate evolua odată cu organizația fără să fie nevoie de o migrare completă după doi ani.

HubSpot permite extinderea treptată prin Hub-uri și niveluri diferite de abonament. O companie poate începe, de exemplu, cu procese de marketing și sales și să adauge ulterior funcționalități de service, data management sau content. 

Calculează costul total al CRM-ului

Ia în calcul implementarea, migrarea datelor, configurarea pipeline-urilor și workflow-urilor, integrările, trainingul, administrarea și eventualele costuri ale aplicațiilor care vor rămâne în sistem. În cazul HubSpot, costul depinde și de combinația de Hub-uri, nivelurile de abonament, tipurile de seats și, pentru anumite funcționalități AI sau de automatizare, consumul de credite.

Prin urmare, comparația cu alte soluții ar trebui făcută pe scenariul real al companiei. Două platforme pot avea prețuri de listă apropiate și costuri totale diferite după implementare.

Analizează și ce costuri dispar. Dacă HubSpot înlocuiește câteva aplicații, simplifică integrările sau reduce timpul petrecut cu raportarea și administrarea manuală, acestea merită să facă parte din calcul.

Verifică integrările de care depinde business-ul

CRM-ul trebuie să funcționeze cu aplicațiile care rămân în ecosistem: ERP, soluții financiare, ecommerce, instrumente de project management, platforme de comunicare sau aplicații dezvoltate intern. HubSpot are un marketplace extins de integrări și oferă opțiuni de sincronizare a datelor, dar nu este suficient să verifici dacă există logo-ul aplicației în listă.

Analizează ce date pot fi transferate, în ce direcție, cât de des se sincronizează și ce se întâmplă în cazurile care ies din scenariul standard. Pentru integrările critice, testarea ar trebui făcută înainte de decizia finală.

Când este HubSpot o alegere potrivită

HubSpot este o opțiune utilă când compania ta vrea să conecteze mai multe procese din customer journey în jurul aceleiași baze de date. Este relevant în special pentru organizațiile în care marketingul și sales-ul trebuie să urmărească împreună leadurile, oportunitățile și veniturile, unde există procese repetitive care pot fi automatizate și unde raportarea depinde de informații provenite din mai multe echipe. Ulterior, poți extinde CRM-ul către customer service, content, data management sau funcționalități AI, fără să fie necesar de fiecare dată un sistem separat.

HubSpot este o alegere excelentă pentru diverse tipuri de afaceri: de exemplu, companiile B2B cu cicluri de vânzare medii și lungi, mai mulți stakeholderi și nevoie de aliniere între marketing și sales. Utilizarea HubSpot poate reduce numărul de handoff-uri și sisteme paralele. Totodată, HubSpot este util pentru companii B2C, în funcție de baza de clienți a acestora, clienții potențiali, precum și procesele de marketing și sales. Te întrebi dacă ar putea fi o alegere inspirată pentru compania ta? Ia legătura cu noi și vom analiza împreună acest aspect.

Recomandarea Beans United

Din experiența Beans United, cea mai bună evaluare HubSpot pornește de la procesele pe care compania vrea să le îmbunătățească. Înainte de alegerea unui plan sau a unei combinații de Hub-uri, recomandăm un audit al modului în care circulă leadurile, oportunitățile și datele între marketing, sales și customer service. Apoi pot fi definite funcționalitățile necesare, integrările și nivelul de automatizare.

În multe proiecte, diferența nu este făcută de numărul de funcții activate, ci de cât de bine sunt configurate în jurul proceselor echipei. În calitate de HubSpot Diamond Partner, Beans United te poate ajuta cu evaluarea soluției, alegerea licențelor, migrarea datelor, implementarea CRM-ului, automatizări, integrări, reporting și training pentru echipe.

Poți descoperi mai multe despre subiect în ghidul nostru, HubSpot CRM: Ghid complet pentru companii.

Vrei să vezi dacă HubSpot se potrivește proceselor și obiectivelor companiei tale? Hai să stăm de vorbă

Întrebări frecvente

Pentru ce tipuri de companii este potrivit HubSpot?
HubSpot este potrivit în special pentru companiile care au nevoie să conecteze marketingul, vânzările și customer service-ul în jurul aceleiași baze de date și care folosesc automatizări, pipeline management și reporting în activitatea curentă.

Ce ar trebui să verific înainte să aleg HubSpot?
Analizează obiectivele proiectului, procesele existente, funcționalitățile obligatorii, integrările, numărul de utilizatori, cerințele de securitate, costurile de implementare și modul în care platforma va fi administrată după lansare.

Cât de importantă este adopția utilizatorilor?
Datele din CRM, forecast-ul și rapoartele depind de folosirea consecventă a platformei. Trainingul, regulile de utilizare și ownership-ul intern ar trebui stabilite încă din perioada de implementare.

Poate HubSpot înlocui toate instrumentele pe care le folosește compania?
Depinde de instrumente și de procese. În unele cazuri, HubSpot poate înlocui mai multe aplicații. În altele, rămâne nucleul CRM și se integrează cu sisteme specializate care continuă să fie folosite.